Les erreurs à ne pas faire lorsqu’on loue une salle pour son entreprise

Que ce soit pour une réunion de routine, une assemblée plénière, un séminaire, un team-building, la présentation des comptes annuels, un salon ou le lancement d’un nouveau produit ou service, il existe beaucoup de raisons pour lesquelles les entreprises peuvent être amenée à louer une salle. Si cela peut sembler être une opération anodine, certaines erreurs peuvent conduire la location au cauchemar. Découvrez les erreurs à ne pas faire lorsqu’on loue une salle pour son entreprise.

Louer une salle : un enjeu sous-estimé

Le sujet de l’article peut prêter à sourire. On imagine facilement le fait de louer une salle comme quelque chose d’anodin. Pourtant, cet acte relève du champ de l’événementiel à partir du moment où l’on réuni de nombreuses personnes en un même lieu dans un temps restreint. La règle d’or de l’organisation événementiel s’applique donc : tout problème découvert pendant l’événement est 10 fois plus complexe à gérer que s’il avait été anticipé.

Cela est d’autant plus problématique dans le monde du B2B. Si la salle est louée pour une journée et qu’un problème rend la réunion 50% moins efficace, il faut prendre le salaire quotidien de chaque personne dans la salle, le diviser par deux et on obtient la perte engendrée par le souci.

On comprend donc rapidement l’ampleur de l’enjeu.

Ne pas prendre en compte l’environnement de la salle

Avant de s’intéresser aux caractéristiques de la salle, il faut s’assurer que celle-ci soit parfaitement localisées. Une salle mal desservie causera retards ou départs anticipés avec les conséquences présentés ci-dessus.

De même, une salle dans un quartier peu sûr pourra provoquer quelques inquiétudes en cas de retours tardifs.

Au contraire, certaines salles ont la qualité d’impressionner par leur environnement. On en trouve dans des lieux emblématiques comme la Cité de la Voile à Lorient par exemple. Un tel cadre est adapté pour séduire des clients ou partenaires potentiels dans une réunion commerciale.

Choisir une salle trop grande

Evidemment, il vaut mieux choisir une salle plus grande que plus petite. On ne voudrait pas avoir des participants être obligé de rester debout. Cependant, choisir une salle trop grande présente aussi un inconvénient. Tout d’abord, les participants ont tendance à s’éloigner les uns des autres. C’est une mécanique assez naturelle qu’on observe chaque fois que le lieu le permet. Les gens cherchent à améliorer leur confort en ayant plus de places pour leurs affaires tout en réduisant la promiscuité.

Au final, les échanges sont plus compliqués car les gens plus éloignés ce qui réduit considérablement la qualité des échanges.

L’impression de vide qui régnera peut-être également néfaste psychologiquement. Cognitivement, cela donne l’impression d’un formalisme « en coin de table » et réduit l’importance des échanges et des décisions prises dans l’esprit des participants.

Ne pas s’assurer du fonctionnement et de la disponibilité des équipements

Ce dernier point est sans doute le plus fréquent parmi les erreurs réalisées dans le cadre de location de salle.

Pour mener à bien une réunion ou un séminaire, on a généralement besoin d’un micro et d’amplification, de projection et éventuellement de connexion internet.

Pourtant, on ne compte plus le nombre de rendez-vous où la première demi-heure consiste en un gros flottement durant lequel les organisateurs de la réunion tentent de connecter l’ordinateur de présentation au réseau Wi-Fi ou à la vidéoprojection.

Il est donc important de bien anticiper ce point en vérifiant en amont les aspects techniques afin de permettre à la réunion de démarrer rapidement.