Ce qu’un professionnel de l’archivage peut apporter à votre entreprise

Quelle que soit la forme ou l’activité de votre entreprise, l’archivage est d’une part une obligation légale et d’autre part une nécessité vitale pour votre entreprise. Devant la difficulté de la tâche et le manque de moyens et de ressources dont vous disposez, il est vivement recommandé d’avoir recours à un professionnel de l’archivage. Son expertise et ses compétences vous assistent à chaque étape de votre projet d’archivage : depuis l’analyse des documents à leur archivage.

Quels sont les critères d’une gestion efficace de l’archivage ?

La gestion d’un fonds d’archive demande une méthodologie et de l’organisation. Son efficacité va ainsi dépendre de plusieurs critères d’évaluation que les experts prennent en compte. Le premier de ses éléments clés de l’archivage est le plan de classement à élaborer et mettre en place. Car archiver ce n’est pas seulement stocker les documents dans les meilleures conditions possibles, c’est avant tout les classer et les ranger pour les retrouver aisément. Leur accessibilité est donc un élément incontournable. La consultation des documents devant se faire quel que soit le type, la nature ou le support des documents (papiers ou électroniques). Une petite définition sur le projet d’archivage.

Le second critère que les professionnels de l’archivage utilisent pour apporter une valeur ajoutée à votre entreprise est la gestion globale des documents sensibles et confidentiels. En effet, les documents archivés ont de la valeur. Ce sont des preuves en cas de contrôle ou de litige. Ils constituent également le patrimoine économique et social de l’entreprise. C’est pourquoi, il incombe aux dirigeants d’entreprise de les sauvegarder en toute sécurité comme en toute confidentialité. La gestion des archives permettant ainsi d’offrir une traçabilité des plus fiable, tant sur la consultation des documents que sur leur modification.

Externalisation des archives mode d’emploi

Ce que peut vous apporter un professionnel de l’archivage à votre entreprise, c’est avant tout une solution fiable et pérenne de la gestion de vos archives, grâce à l’externalisation. Confier vos archives, c’est bénéfique : par cette pratique, vous pouvez vous recentrer sur votre propre activité et optimiser ainsi vos espaces dédiés à l’archivage en espace de bureau, davantage productifs et rentables. De nombreux postes de votre entreprise sont ainsi externalisation, comme l’informatique, le service de paie ou tout autre secteur non-stratégique, mais essentiel dans la conservation des documents qu’il produit ou reçoit.

En vous accompagnant étape par étape dans la gestion externalisée de vos archives, le prestataire externe expert met en place une procédure rigoureuse sur le moyen terme comme sur le long terme d’une partie ou de la totalité des documents à archiver. Dans ce cadre de prise en charge, les notions de valeur ajoutée et de conseils sont capitales. L’externalisation doit avant tout garantir une qualité de service irréprochable surtout sur la maîtrise des coûts de gestion. D’où la nécessite de bien choisir votre prestataire.