L’optimisation de la gestion des frais de déplacement

Dans chaque entreprise, les collaborateurs sont amenés à se déplacer de façon régulière pour rencontrer les clients, les fournisseurs ou des collègues travaillant sur d’autres sites. Ces missions sont souvent critiques pour la bonne marche de l’activité. Néanmoins, elles engendrent des frais qui peuvent être conséquents à la fin de l’année. Les notes de frais représentent un poste important de dépenses qu’il est essentiel de contrôler pour éviter qu’il ne dérape avec le temps. Ceci est rendu possible grâce à la digitalisation de la gestion des notes de frais. Mais comment est-ce que cela fonctionne ? C’est ce que vous allez découvrir ci-dessous.

Qu’est-ce que la digitalisation des notes de frais ?

Jusqu’à présent, vos salariés remplissaient un formulaire papier ou un tableau sur Excel récapitulant toutes leurs dépenses à chaque fois qu’ils se déplaçaient. Cette tâche était fastidieuse, chronophage et source d’erreurs. Avec l’installation d’un logiciel de gestion des notes de frais, vos salariés peuvent à présent saisir leurs frais dans une application en ligne. La saisie est rapide et fluide. Ils peuvent aisément réutiliser des demandes passées pour gagner encore plus de temps.

Une fois la demande saisie, il ne reste plus qu’à la faire valider en deux clics par son manager. Puis la personne en charge des remboursements effectue un dernier contrôle avant de rembourser le salarié. Tout cela se fait sur ordinateur en quelques minutes sans aucun échange de papier. Les employés sont informés par email à chaque étape du traitement de leur demande.

Le contrôle facilité

La grande difficulté avec les notes de frais, c’est le contrôle. Il doit être systématique et simple à réaliser. En définissant des seuils d’alerte pour les dépenses, l’entreprise donne aux managers la possibilité d’identifier rapidement tout dépassement par rapport à la politique de frais de déplacement de l’entreprise. Parfois, ce dépassement est légitime et l’employé pourra le justifier en informant son manager. Lorsque ce n’est pas légitime, l’employé ajustera sa note de frais en conséquence afin d’obtenir sa validation et son remboursement.

La demande de déplacement

Pour éviter que les employés ne voyagent de façon inutile comme bon leur semble, il est possible de leur imposer de réaliser une demande de déplacement avant tout voyage. Ils saisissent alors le détail prévisionnel de leurs dépenses. Celui-ci est validé par leur hiérarchie. A leur retour, ils n’ont plus qu’à mettre à jour leur demande avec les frais réels pour générer une note de frais. Ce processus permet de limiter les déplacements pas toujours justifiés.

Au final, la digitalisation représente un gain de temps précieux pour l’entreprise. Elle apporte également des économies grâce à un meilleur contrôle des dépenses engagées. Il en résulte une uniformisation des bonnes pratiques au sein de l’organisation.