Fiche de paie en ligne : pourquoi opter pour la dématérialisation ?

Depuis quelques années déjà, de nombreuses sociétés opèrent leur transition digitale, que ce soit pour leurs outils de travail, leur stratégie de marketing et de communication, mais aussi pour la réalisation des tâches administratives et de comptabilité. Ainsi, de plus en plus de professionnels optent pour la dématérialisation des fiches de paie. Mais quel est réellement l’intérêt de la fiche de paie électronique pour l’employeur et pour le salarié ? A quel acteur faire appel pour trouver la solution adaptée à son activité ?

Qu’est-ce que la dématérialisation des fiches de paie ?

Chaque mois, les ressources humaines des entreprises ou services comptables dédiés doivent établir l’ensemble des bulletins de paie des salariés de l’entreprise, en accord bien entendu avec les règles et législation en vigueur. Si traditionnellement, les bulletins de paie des collaborateurs étaient établis et distribués en version papier, la transition digitale des entreprises tend à numériser une série de documents, y compris les fiches de paie. La dématérialisation de la fiche de paie consiste donc à numériser le processus de création des bulletins de salaire, mais aussi leur distribution et leur sauvegarde afin de permettre aux salariés d’y accéder depuis un ordinateur ou un smartphone.

Édition de fiche de paie et mentions obligatoires

Avant même d’évoquer les avantages et inconvénients d’éditer une fiche de paie dématérialisée, il semble essentiel de rappeler les règles légales, informations et mentions obligatoires devant impérativement figurer sur un bulletin de salaire :

• Les informations concernant l’employeur : nom et adresse de la société, référence URSSAF (Siret, code Naf/APE)
• L’intitulé de la convention collective de référence
• Le nom, l’intitulé de poste, le grade et le coefficient du salarié
• Le nombre d’heures travaillées sur la période ou le forfait
• Le montant de la rémunération brut
• Les éventuelles primes
• Les ajouts et retenues effectuées sur la base de la rémunération brute (CSG, CRDS, cotisations salariales, cotisations chômage et maladie, cotisations sociales…)
• Le montant de la rémunération nette et la date de paiement
• Les droits aux congés payés
• Les mentions obligatoires relatives à la conservation de la fiche de paie

La dématérialisation des fiches de paie comporte une série d’intérêt et d’avantages, non seulement pour les entreprises qui doivent en assurer la gestion chaque fin de moi, mais aussi pour les salariés et les collaborateurs.

Les avantages du bulletin de paie en ligne

Pour l’entreprise / l’employeur :

Les processus RH liés à l’établissement des fiches de paies sont parfois complexes et chronophages. Avec un processus entièrement informatisé ainsi que des logiciels des gestions de paie simplifiés et intuitifs, la gestion de ces tâches est largement facilitée pour les sociétés. La dématérialisation comporte également des avantages financiers et pratiques puisque, avec une distribution par email ou directement sur un coffre-fort électronique, elle permet de réduire les frais d’impression (encre et papier) mais aussi d’envoi (mise sous plus, affranchissement).Citons d’ailleurs l’intérêt écologique d’opter pour la fiche de paie en ligne pour les raisons évoquées juste au-dessus.

Les règles et législation en vigueur au sujet de l’établissement des bulletins de salaire étant régulièrement amenées à évoluer, il est parfois difficile pour un service RH ou comptable d’adapter ses process et outils pour la gestion des paies. Les éditeurs de logiciels de solution de paie intègrent eux-mêmes les nouvelles normes afin de simplifier la vie et le travail des employeurs.

Pour les salariés / collaborateurs :

Les bulletins de paie sont des documents essentiels pour les salariés, permettant de retracer l’intégralité de leur parcours professionnel et de leur carrière, notamment pour des questions de droits à la retraite ou en cas de chômage, mais également pour des démarches courantes telles que la déclaration annuelle de revenus ou la constitution d’un dossier pour un prêt immobilier. L’établissement de fiches de paies numériques permet de faciliter le classement, la conservation, la sécurisation et l’accessibilité de ces documents essentiels. Pour plus de sécurité, il préférable d’opter pour une solution d’enregistrement sécurisé tel qu’un coffre-fort numérique ou une sauvegarde cloud. Plutôt que de devoir fouiller dans un dosseret papier, il est alors plus simple de procéder au téléchargement immédiat de la version électronique du bulletin sans craindre sa perte.

Solution SAAS ou logiciel à installer ?

L’offre des éditeurs de solutions numériques pour la gestion et l’édition des fiches de paie se distingue entre deux options : l’installation d’un logiciel sur les ordinateurs de la société d’une part, ou le logiciel en Mode SAAS (Software As A Service, traduisez « logiciel en tant que services ».

La seconde option comporte aujourd’hui de nombreux avantages pour les entreprises. En effet, le logiciel SAAS est accessible à tout moment et depuis tous les supports pour peu que l’on possède les droits et accès. Ainsi, il n’est pas nécessaire, pour les comptables et personnels RH, d’avoir accès aux postes de la société pour assurer la gestion et l’édition de fiche de paie. Dans un contexte favorisant le télétravail, on perçoit très vite un tel avantage. Autre intérêt majeur, parce qu’ils sont hébergés directement par l’éditeur et accessibles en ligne, les logiciels SAAS bénéficient d’une maintenance et de mises à jour réglementaires automatiques, sans intervention ou mise à jour du logiciel par les collaborateurs de l’entreprise.

Des éditeurs spécialisés dans les solutions de gestion de paie en ligne

À l’instar de nombreux logiciels informatiques, il est particulièrement aisé de trouver en ligne des solutions et outils numériques dédiés à la comptabilité d’entreprise, et dans notre cas particulier, à l’édition des bulletins de paie. Pourtant, toutes ces solutions ne se valent évidemment pas et il est préférable de faire appel aux services d’acteurs reconnus pour la qualité de leurs outils de gestion d’entreprises ou d’éditeurs spécialisés dans le développement d’outils dédiés à la dématérialisation des fiches de paie. Afin de vous éviter de télécharger des solutions non adaptées, peu optimisées, voire non sécurisées, voici quelques acteurs reconnus du secteur de l’édition de fiche de paie en ligne :

• Payfit, Listo Paye, SAGE One, Cegedim SRH, ADP, EBP Presta Pay, Ciel Pay

S’il peut être tentant d’opter pour un logiciel à télécharger gratuitement, sachez que ce type d’offre comporte généralement de nombreux inconvénients et il convient d’être particulièrement attentif aux fonctionnalités réelles, aux mises à jour régulières, au respect des normes et règles légales, au support technique proposé… Ainsi, préférez une solution d’édition de fiche de paie en ligne reconnue et payante qui vous assurera une réponse parfaite à vos besoins.