Agence immobilière : gérer ses documents grâce à un logiciel spécialisé

Pendant longtemps, le rangement et la classification des documents étaient une question d’armoires, de tiroirs et de piles de paperasses. Bien que ce fût une obligation, les choses changent actuellement. Pour les entreprises comme celles du secteur immobilier, il est maintenant préférable d’user de nouveaux outils numériques pour le management de contenu.

Fonctionnement de l’Entreprise Content Management (ECM)

L’ECM est tout d’abord une méthodologie visant à optimiser l’organisation au sein d’une entreprise ou une entité, qu’elle soit publique ou privée. Elle se base sur des principes divers usant de technologies en tout genre, comme un logiciel performant spécial prévu à cet effet. Ce type de gestion des ressources documentaires peut se décomposer en plusieurs actions différentes. Le premier pilier est la capture des informations. Les opérateurs effectuent un scan des dossiers sur papier ou enregistrent directement ceux des sources numériques comme les e-mails, documents Word, feuilles Excel, etc. Le tout est ensuite compilé et classifié dans un système entièrement dématérialisé. Plusieurs fonctionnalités sont ainsi disponibles afin que la manipulation et la recherche des données se fassent facilement. Différents formats fichiers peuvent être pris en charge par les plateformes dédiées. En optant pour une solution évolutive, des mises à jour sont régulièrement fournies pour répondre aux nouveaux enjeux de la gestion de documents.

Les systèmes d’Entreprise Content Management ont un accès beaucoup plus modulable. Les opérateurs et autres collaborateurs ayant besoin d’exploiter un document peuvent le faire à partir de n’importe quel appareil. Le but est de centraliser les données tout en les rendant consultables à tous selon les régulations imposées par l’entreprise. Tout cela est bien évidemment associé à une plateforme de stockage, le plus souvent sur le Cloud ou dans un serveur externe. Par ailleurs, de nombreuses tâches sont également automatisées, jusqu’à la détection de fraudes, de doublons ou la suppression des documents non importants.

Avantages d’un outil d’ECM pour l’immobilier

Miser sur une solution GED pour l’immobilier est avantageux sur plusieurs points. Tout d’abord, la numérisation massive permet de libérer des espaces physiques. Cela contribue à l’amélioration des conditions de travail des collaborateurs. Les tas de papier, les dossiers et les différents classeurs envahissent souvent les bureaux des agents. Ces derniers gagneront aussi beaucoup en efficacité et parviendront plus facilement à avoir les informations nécessaires entre leurs mains. Aussi, les agences immobilières seront plus rapides lorsqu’il faut saisir des occasions rares ou pour satisfaire les demandes des clients pressés. Mais c’est également une question de sécurité de confidentialité. L’accès aux données sensibles peut être réglementé par des mots de passe.

Par ailleurs, un outil de gestion dématérialisée des documents réduit certains risques liés au vol ou aux pertes. Les agences immobilières sont tout le temps confrontées à ce type de défis. Pour leur faciliter les choses, autant faire des copies numériques qui bénéficieront des nouvelles méthodes de stockage en ligne. Enfin, l’automatisation des opérations favorise une gestion efficace et sécurisée des tâches. Il est juste nécessaire de bien choisir l’outil qui s’adapte réellement aux besoins des professionnels. Les éditeurs sont nombreux à se proposer ce genre de produit. Pour en savoir plus visitez Dokmee.