Aperçu sur les avantages d’une fiche de paie électronique

Une entreprise de 1000 employés compte environ plus de 30000 documents, dont la moitié des bulletins de paie. Afin d’améliorer la productivité et l’image de la marque de l’enseigne, la dématérialisation constitue une solution efficace et un réel enjeu pour le service RH. Gros plan sur ses nombreux bénéfices.

La fiche de paie électronique : une économie tangible et immédiate

La dématérialisation des bulletins de paie permet de générer en moyenne 50% d’économie par bulletin. En effet, elle réduit l’usage du papier et les différentes étapes d’impression, la mise sous pli, l’envoi postal et l’archivage. Ces économies peuvent même aller jusqu’à 70% des coûts de gestion. Par exemple, dans une entreprise comptant 500 collaborateurs, le coût moyen mensuel d’une fiche de paie dans un format papier s’élève à 1500 euros. En dématérialisant le service, le prix unitaire mensuel de distribution de bulletin de paie sera réduit à environ 70 centimes pour un coût global de 350 euros par mois.

Cette solution novatrice permet de profiter d’une suppression des coûts d’impression et d’une réduction de la dépense en fournitures. De plus, une entreprise en phase des nouveaux comportements liés aux technologies numériques, bénéficie d’une image dynamique, éco-responsable et innovante. La baisse significative du nombre d’impressions est l’occasion pour la firme d’œuvrer pour la préservation de l’environnement. Ces avantages écologiques sont également à escompter en termes d’image d’entreprise, car ils sont à la fois le reflet d’une politique orientée vers le développement durable et le gage d’un intérêt pour les technologies numériques.

Des atouts organisationnels et un gain de temps considérable

Un bulletin de paie dématérialisé permet d’optimiser le processus RH, et d’améliorer la réactivité des services Ressources Humaines. En effet, il constitue une solution efficace afin d’optimiser les traitements grâce à l’automatisation de la distribution et à la simplification de l’archivage. De plus, le bulletin est disponible à tout moment et est facile d’accès. Il est également plus facile de tracer les documents en cas de besoin. Grâce à la dématérialisation, les équipes RH éliminent les tâches chronophages et peuvent se consacrer davantage aux missions à plus fortes valeurs ajoutées comme la recherche et le développement des talents.

La digitalisation de la fiche de paie offre aussi un gain de temps et une meilleure convivialité lors de la recherche d’informations concernant un groupe de salariés ou un salarié. Par ailleurs, le personnel pourra améliorer les procédures de classement des dossiers. Il peut par exemple procéder à une homogénéisation sur l’ensemble du périmètre de l’entité. Aussi, cette solution garantit un contrôle optimal des processus RH grâce à l’utilisation des workflows. Elle constitue de ce fait, une sécurisation et une protection des données RH. Ce qui réduit la falsification des dossiers étant donné que ces derniers sont scellés par l’employeur.