Comment organiser et planifier un séminaire d’entreprise ?

Les séminaires offrent aux employés et aux membres des organisations professionnelles l’occasion d’apprendre de nouvelles pratiques commerciales et industrielles. La planification, l’organisation et l’exécution de ces événements coûtent du temps et de l’argent. Toutefois, ils peuvent également permettre à une entreprise de réaliser des économies en augmentant l’engagement et la productivité des employés. Si vous souhaitez exploiter ces avantages pour votre propre entreprise, vous pouvez planifier et organiser un séminaire à Annecy en Haute-Savoie, pour allier l’utile à l’agréable.

Établir une liste des participants au séminaire

Envoyez des lettres aux participants potentiels, en leur demandant de répondre à l’invitation. Déterminez si le séminaire à Annecy est obligatoire pour l’ensemble des employés. Envoyez un courrier de suivi pour confirmer les participants qui assisteront au séminaire. Tenez une feuille de calcul de tous les participants et vérifiez les noms des participants sur la liste dès leur arrivée au séminaire. Utilisez également la liste comme un registre lors de la réservation du lieu du séminaire et comme une ressource à partir de laquelle vous pourrez imprimer des étiquettes nominatives pour chaque participant au séminaire.

Choisissez le lieu du séminaire

Les planificateurs d’événements peuvent s’occuper de la logistique de la préparation du lieu; de l’établissement où se déroule votre séminaire à Annecy. Si vous vous occupez vous-même de la planification; assurez-vous de réserver un lieu (le Centre des Congrès à Annecy par exemple), de garantir l’hébergement; et la nourriture des participants, d’assurer un parking adéquat et de vous occuper du transport jusqu’à l’événement. Négociez une réduction avec les hôtels pour les chambres; et avec les restaurants locaux ou les entreprises de restauration pour les repas. Déterminez l’hébergement au moins deux mois avant le séminaire afin de réserver une place et de voyager à un prix raisonnable. Si la direction participe à la planification; prévoyez un délai supplémentaire pour la validation.

Déterminez un calendrier

Dans un premier temps, anticipez votre événement professionnel longtemps à l’avance pour ne pas prendre vos employés de court; et être certain qu’ils seront disponibles pour y participer. Créez un calendrier des événements qui permette aux participants d’avoir plus de temps pour arriver en cas de retard dû à la météo ou à la circulation. Prévoyez des pauses régulières; afin que les participants retiennent de plus petits segments d’information au lieu de perdre leur concentration. Si vous ne disposez pas de suffisamment de temps pour l’ensemble de la conférence; donnez la priorité aux informations figurant à l’ordre du jour et retirez les éléments moins critiques du calendrier.

Faites passer un message percutant

Concentrez-vous sur un sujet restreint qui transmet le message que vous voulez faire passer aux employés; et présentez-le de manière que les participants puissent digérer l’information facilement. Le contenu du séminaire doit contenir des informations précises; et les participants doivent recevoir une copie du programme. Décomposez les informations avec humour et attirez l’attention des participants au séminaire. Apprenez par cœur le sujet du séminaire; et exercez-vous à faire les présentations avant l’événement. Si vous cherchez à louer une salle de réunion ou que vous soyez en france, il existe de nombreuses plateformes à disposition et certaines vous permettent de faire une réservation directement en ligne comme le réseau TBC par exemple. Si vous avez peu d’expérience en matière de prise de parole en public; engagez un conférencier professionnel pour faire la présentation.