Les avantages d’un logiciel de recouvrement

Le recouvrement a pour but d’encaisser toutes les factures clients dans les délais prévus. Les impayés et les retards de paiement rendent cette tâche compliquée. En effet, pour obtenir le règlement des créances, il faut effectuer des démarches coûteuses, chronophages et fastidieuses. Pour y remédier, il faut se tourner vers le logiciel de recouvrement, un outil stratégique qui offre de nombreux avantages. 

Réduire le délai moyen de règlement de créance 

Le premier avantage de l’utilisation d’un logiciel de recouvrement est la réduction du délai moyen de paiement ou de recouvrement (DSO ou Day Sales Outstanding en anglais). Autrement dit, le DSO est le délai entre la date d’émission d’une facture et la date de son encaissement. 

Plus le DSO est court, plus l’entreprise dispose d’une bonne santé financière. En effet, un recouvrement rapide équivaut à l’accélération de la rentrée de trésorerie. L’entreprise dispose ainsi d’une autonomie financière pour financer ses charges. 

Économiser sur le coût de recouvrement 

La complexité de la gestion des créances oblige beaucoup d’entreprises à recourir aux prestations d’une société de recouvrement. Or, cette externalisation peut coûter jusqu’à plusieurs milliers d’euros (les divers frais ainsi que les honoraires de services qui peuvent atteindre jusqu’à 25 % du montant de la créance). 

Grâce à l’outil de recouvrement, vous pouvez vous passer des services d’un prestataire. Il vous permet de gérer votre recouvrement par vous-même avec efficacité. L’économie sur le coût de recouvrement peut être investie dans d’autres domaines comme l’amélioration de l’expérience client. 

Alléger la charge de travail de vos équipes administratives 

Le logiciel de gestion de recouvrement facilite la gestion des impayés et des retards de paiements. Il dispose d’une fonctionnalité qui assure la relance automatique et personnalisée des clients selon une segmentation bien définie (tranches de retard, montant de créance, comportements du client, etc.).  

La prise en charge des opérations par le logiciel réduit la charge de vos équipes. Ces dernières peuvent désormais se concentrer sur les leviers de fidélisation client ou sur d’autres tâches plus valorisantes. 

Suivre efficacement les relances 

Le logiciel de recouvrement dispose d’un tableau de bord qui affiche, entre autres, la balance de votre comptabilité. Vous pouvez suivre en temps réel l’état de vos créances chez chacun de vos clients. Vous bénéficiez d’une meilleure visibilité de votre trésorerie actuelle et future.  

En parallèle, le logiciel analyse toutes les données client et envoie de façon systématique des relances qualifiées, graduées et personnalisées. Il peut programmer l’utilisation d’un canal de communication adapté à chaque cas : par exemple un appel téléphonique après un e-mail sans réponse ou un courrier recommandé pour un retard de paiement de 90 jours. 

Anticiper et réduire les risques d’impayés 

L’outil de recouvrement s’occupe de la relance anticipative. C’est-à-dire qu’il envoie au client une notification qui l’avertit de l’imminence du délai de paiement d’une facture, à J-5 de l’échéance par exemple. Cette démarche permet de se protéger contre les impayés et de réduire considérablement les retards de paiement. 

• Vous pouvez vous assurer du degré de satisfaction du client via l’e-mail de la relance anticipative. Ce, afin d’identifier d’éventuelles mauvaises expériences qui constituent un frein au paiement. 
• La relance anticipative aide le client à se souvenir de votre facture. L’oubli étant une cause importante de retard de paiement. 
• La notification avant échéance incite le client à prioriser le règlement de votre facture avant celles de ses autres fournisseurs. 
• Si le client rencontre une difficulté financière passagère, la relance anticipative constitue pour lui une occasion de vous avertir à temps. 

Limiter les erreurs et les oublis 

L’outil de recouvrement permet d’éviter des erreurs commises lorsque les relances sont faites manuellement. Il intègre la fonction de gestion du poste client qui permet d’éviter les ressaisies (sources d’erreurs récurrentes). En s’occupant des tâches fastidieuses, le logiciel libère votre équipe d’une charge de travail importante qui entraîne une baisse de concentration.  

L’outil est équipé d’une Intelligence Artificielle qui remonte des alertes aux dates clés du recouvrement. Il faut aussi rappeler qu’il s’occupe lui-même de l’envoi des relances. Ce qui réduit à néant tout risque d’oubli etpermet de gagner du temps dans le traitement des créances. 

Réduire le nombre de litiges

Les contentieux judiciaires sont longs, fastidieux et coûteux. Même si à la fin, le juge tranche en votre faveur, les frais engagés pendant le procès et le temps d’attente du paiement et du dédommagement sont préjudiciables à votre entreprise. 

Grâce à l’automatisation du processus, vous pouvez éviter qu’un impayé aboutisse à un recouvrement judiciaire. Votre outil stratégique vous permet de résoudre les problèmes de créance en amont. Et surtout, il permet d’encaisser une part significative de vos factures plus rapidement. 

En résumé, le logiciel de recouvrement optimise le recouvrement de vos créances tout en préservant vos relations commerciales. C’est un outil indispensable pour optimiser votre flux de trésorerie.