Qu’appelle-t-on gouvernance de données ?

La base de données est un outil indispensable à toute entreprise pour avoir tous les renseignements nécessaires sur ses clients et prospects pour les contacter mais aussi leur faire la bonne offre au moment opportun. Pour l’utiliser dans de bonnes conditions, il faut mettre en place une gouvernance des données.

Définition de la gouvernance de données

Dans une stratégie data, la gouvernance de données, ou data gouvernance en anglais, se définit comme l’ensemble des procédures qui permettent de collecter et encadrer les information présentes sur la base de données de votre entreprise ainsi que leur utilisation.

Pour que cette collecte soit pertinente et cohérente, il est donc indispensable au préalable de se poser quelques questions comme : Quelles données faut-il collecter ? Lesquelles est-ce nécessaire d’archiver ? Lesquelles sécuriser ? Lesquelles mettre en relation ?

Ces interrogations ont pour but d’évaluer les données, leur importance et de veiller à leur bonne application.

Les principes de base pour une bonne gouvernance de base de données

Pour une bonne gouvernance de base de données, il est indispensable qu’elle remplisse les conditions suivantes :

• Des données disponibles : Toutes les informations collectées utiles doivent être stockées dans un système informatique où elles sont à disposition des utilisateurs. Cela impose donc de leur donner un accès sécurisé et les autoriser ou non à modifier ces renseignements. Il est aussi important de prévoir une copie de ces informations afin de pouvoir les récupérer facilement en cas de perte ou de dysfonctionnement.
• L’utilisabilité des données : L’utilisation de ces informations impose de respecter la norme ISO 9241-11 qui définit à quel degré elles peuvent être utilisées par qui et pour atteindre des buts fixés dans un contexte d’utilisation particulier. Elle pose donc un cadre précis à leur utilisation.
• L’intégrité des données : Cela signifie que la base de données ne doit pas être altérée ni détruite mais que les informations contenues doivent être cohérentes, fiables, pertinentes et valides.
• La sécurité des données : Il est indispensable de mettre en place une politique de sécurisation des informations concernant les clients et l’entreprise pour que les données soient disponibles, utilisables et fiables. Pour cela, diverses actions peuvent être faites comme tracer l’activité, contrôler les accès… Le blog Gataka vous donne de nombreux conseils en ce qui concerne la sécurité de toutes les données de votre entreprise.

La base de données ainsi établie se révèle être un bon outil pour accompagner tout entrepreneur dans sa prise de décision et est perçue comme un bon moyen d’ouvrir de nouvelles possibilités afin de se développer et accroître ses performances en pouvant utiliser à bon escient les informations essentielles sur ses clients et prospects.

Les bénéfices de cette gouvernance

Grâce à la mise en place d’une gouvernance de votre base de données, les employés des différents départements n’auront plus besoin de faire appel à un spécialiste du traitement des informations mais pourront y avoir accès facilement, ce qui leur permet de gagner un temps précieux et donc de pouvoir être plus productif.

De plus, elles sont accessibles dans un format facilement lisible et compréhensible. Il n’est ainsi pas nécessaire qu’ils soient particulièrement calés en informatique pour accéder à ses informations, pouvoir les utiliser et les analyser.

Par ailleurs, il est bon à savoir que le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données de l’Union européenne impose à toute entreprise qui détient des renseignements personnels sur leurs clients ou leurs prospects de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer leur confidentialité. Avec son aspect sécurité, la gouvernance de données permet de répondre à cette exigence.