Qu’est-ce que le PGI ?
Un processus au niveau de l’entreprise comprend l’ensemble des activités corrélées ou des activités en interaction. Il utilise des éléments d’entrée pour produire le résultat escompté, selon la norme ISO 9000 : 2015, principes de management de la qualité. Ces éléments sont des objets matériels, lesquels peuvent être perçus comme des flux par la logistique. Ils peuvent aussi être des informations ou les deux informations ensemble. La gestion consiste donc à gérer l’ensemble des processus de l’entreprise.
Le progiciel de gestion intégré (PGI)
Le processus d’une entreprise décrit les activités de celle-ci selon une vision transversale par rapport à l’organisation. Ainsi, il permet d’identifier et de maîtriser les interfaces entre les différentes activités. L’approche processus peut amener à élaborer une cartographie des processus. Celle-ci vise à représenter l’entreprise à travers les liens entre les différents processus.
Dans cette perspective, l’entreprise a besoin d’un outil informatique pour pouvoir piloter. Ce dernier s’appuie sur une même base de données pour tous les services de l’entreprise. C’est ce qui permet de gérer l‘ensemble de son processus. Cet outil, dénommé Progiciel de Gestion intégrée (PGI) est un progiciel de gestion. C’est l’équivalent de l’anglais ERP (Enterprise Resource Planning).
Le PGI est une série d’applications informatiques plus ou moins étendues. En effet, elles comprennent la gestion des commandes, des stocks, des ventes, de la comptabilité, du contrôle de gestion, émanant d’un éditeur unique. Chaque application est appelée module et l’entreprise décide du choix des modules en fonction de ses besoins. Un PGI regroupe donc plusieurs modules indépendants partageant toutefois une seule et unique base de données. Cela permet, entre autres, une homogénéité des données.
Les avantages du PGI
Les avantages du PGI pour une entreprise sont nombreux. La plupart de ceux-ci viennent combler les quelques carences des applications classiques du type logiciel de gestion commerciale. Ces avantages sont donc :
- Une unicité du système d’information : pas de risques de doublons, donc d’erreurs pour une base de données commune à tous les modules ;
- Un outil de productivité permettant de gagner du temps d’une manière considérable avec l’enregistrement des écritures comptables et mise à jour en temps réel ;
- Une optimisation des processus, car ils sont standardisés ;
- Une diminution de certains coûts, car pour le PGI, les coûts de formation du personnel à son utilisation restent limités ;
- Une meilleure maîtrise des coûts, car l’information financière est produite plus rapidement, donc réduction du poids des tâches comptables ;
- Une utilisation évolutive du PGI, l’entreprise a la possibilité d’intégrer de nouvelles applications.
Les bénéfices pour l’entreprise se rapportent surtout sur l’optimisation des processus de gestion pour les flux économiques et flux financiers. L’unicité du système d’information permet de minimiser les coûts de gestion de l’information. Enfin, le tout contribue à une productivité accrue.