Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion documentaire

La gestion de l’information est devenue un élément central dans le monde professionnel contemporain. Les organisations, qu’elles soient petites ou grandes, sont constamment confrontées à la nécessité de gérer un flux croissant de documents, de données et d’informations. Pour faire face à ce contexte, les logiciels de gestion de documents ont été créés. Découvrez toutes les informations à savoir sur ces solutions.

Quelle est l’utilité de l’outil ?

Un logiciel de gestion documentaire est également appelé DMS (Document Management System). Il s’agit d’une application informatique conçue pour stocker, organiser, gérer et partager des documents électroniques de manière efficace au sein d’une organisation. Ces documents peuvent inclure des fichiers texte, des images, des vidéos, des feuilles de calcul, des présentations, des courriels et bien d’autres.

L’utilité d’une telle solution réside dans sa capacité à simplifier et à améliorer la gestion de l’information au sein de l’entreprise. En effet, un DMS centralise les documents au même endroit, il n’y a donc pas une dispersion de l’information sur différents serveurs, disques durs ou dossiers.

Il offre des fonctionnalités avancées d’indexation, de classement et de catégorisation des documents. Les utilisateurs trouveront alors facilement les fichiers qu’ils recherchent après quelques manipulations. Le logiciel propose un accès sécurisé aux documents depuis n’importe quel endroit à l’aide d’une connexion internet, permettant au membre de l’équipe de travailler à distance.

Quels sont les différents types de logiciels documentaires ?

Les logiciels documentaires sont classés en plusieurs catégories en fonction de leurs fonctionnalités et de leur objectif principal. Vous pouvez trouver des logiciels de production d’index qui sont des outils conçus pour créer des index ou des tables des matières à partir de documents textuels, notamment des livres, des rapports, des manuels, des documents techniques… Ces logiciels automatisent le processus fastidieux de création d’index en extrayant les termes clés puis en les classant alphabétiquement ou par catégorie. L’utilisateur obtiendra ainsi une liste de références vers les emplacements dans le document où ces termes apparaissent.

Un logiciel de gestion de thésaurus est un outil conçu pour créer, gérer et utiliser des thésaurus. Ce dernier est un ensemble de termes liés hiérarchiquement ou sémantiquement. Ils sont utilisés pour organiser et indexer l’information de manière précise et cohérente. Les thésaurus sont couramment utilisés dans le domaine de la gestion de l’information, des bibliothèques et des bases de données. Il y a encore les logiciels de gestions intégrées de documents et de gestion bibliographique.

Où trouver des logiciels documentaires ?

En parcourant le web, vous trouverez des logiciels documentaires dits publiciels. Ils sont destinés au grand public et proviennent d’un concepteur qui a renoncé à ses droits d’auteur. Par conséquent, le logiciel peut être copié et modifié, selon les besoins des nouveaux utilisateurs. Il existe également les partagiciel (shareware). Dans ce cas précis, vous avez la possibilité d’utiliser le logiciel gratuitement pendant une période précise (quelques jours ou mois). Ce laps de temps accordé est assimilé à une période d’essai. En dépassant la durée impartie, vous devez payer un montant précis étant donné que le concepteur a conservé ses droits d’auteur. L’autre possibilité consiste à choisir un logiciel prioritaire. Pour cela, vous devez acquérir une licence d’utilisation en contactant le créateur ou un intégrateur agréé.

À l’aide d’une connexion internet, vous pouvez aussi vous abonner à un logiciel service (Saas). Hébergé sur des serveurs privés, vous aurez besoin d’un abonnement pour accéder à ces technologies. Par ailleurs, vous rencontrerez des logiciels libres dont vous pouvez changer et copier les codes.

Le choix du logiciel documentaire dépendra des besoins spécifiques de chaque organisation, mais leur adoption permettra d’optimiser la gestion de l’information tout en réduisant les coûts liés au stockage papier.