La dématérialisation des factures client est un procédé s’inscrivant dans la transformation numérique des entreprises. Certes, cette dématérialisation est devenue une obligation, notamment pour les fournisseurs de l’État, mais c’est également une opportunité pour profiter de tous les avantages offerts par cette nouvelle politique de travail. Alors, comment dématérialiser les factures client ?

Des outils numériques adaptés pour dématérialiser ses factures client

Puisqu’on parle de transformation digitale, les solutions sont évidemment de type numérique : les logiciels de facturation. On en distingue deux principaux types de solutions de dématérialisation des factures clients : les logiciels dits « on premise » et les logiciels de facturation en ligne, dit en mode SAAS.

Les logiciels de facturation « on premise » sont ceux que les entreprises achètent pour une utilisation illimitée et qu’elles installent directement dans leur serveur. Ce type de logiciel de facturation dispose généralement des fonctionnalités classiques, dont la génération de devis, la gestion client, l’édition de factures conformes ou encore le suivi des encaissements, mais certains peuvent aussi avoir d’autres fonctionnalités plus poussées. L’inconvénient majeur de l’utilisation des logiciels « on premise », c’est la mobilisation de ressources techniques, matérielles et humaines et la mise à jour continuelle du programme.

Quant aux logiciels de facturation en tant que SAAS, vous vous posez certainement des questions comment dématérialiser les factures client avec un logiciel en ligne ? Est-ce que c’est sécurisé ? Est-ce que c’est légal et conforme ? Les réponses à toutes ces questions sont naturellement positives, car les logiciels de facturation en ligne sont, non seulement la tendance en matière de dématérialisation des factures, mais c’est aussi une solution accessible, innovante, rapide, sécurisée, qui simplifie énormément le travail et qui permet de faire des économies. Par ailleurs, l’utilisation du Cloud permet un accès facile à toutes les données numériques depuis n’importe quel dispositif connecté à Internet.

Quel intérêt de dématérialiser ses factures client ?

La dématérialisation des factures, qu’elles soient sortantes ou entrantes, comporte de nombreux avantages aux entreprises : entre autres, les données numériques sont accessibles facilement, le suivi et la traçabilité sont toujours assurés et bien sûr, elles sont sécurisées notamment si l’entreprise choisit un logiciel en mode SAAS. Le plus important, c’est de trouver l’outil idéal pour la dématérialisation des factures. Les solutions aujourd’hui proposées sur le marché sont très souples, car elles peuvent être adaptées aux besoins de chaque entreprise, quelle que soit leur taille. Le choix est certes vaste, mais il faut bien définir en amont les objectifs et les besoins afin de pouvoir rédiger un cahier des charges clair et détaillé. Ce qu facilitera le choix.

Enfin, il ne faut pas oublier que, depuis le 1^er janvier 2020, dématérialiser ses factures client et fournisseurs est une obligation pour toutes les entreprises travaillant avec l’État et les établissements publics, quelle que soit leur taille. À cet effet, l’État a mis en place un portail appelé « Chorus Pro » pour recevoir et pour traiter les factures de ses fournisseurs.

Certes, c’est une obligation légale, mais c’est aussi une incitation aux entreprises d’entamer progressivement la transformation digitale. Selon les observateurs, un grand nombre d’entreprises françaises n’ont pas encore franchi le pas en termes de transformation numérique. Il est peut-être temps de commencer par apprendre comment dématérialiser les factures client.