Tout savoir sur les logiciels de caisse

Dans le commerce en détail, les logiciels de caisse figurent parmi les outils les plus importants. De la gestion de caisse à la gestion de stocks, découvrez toutes les propriétés d’un logiciel de caisse.

Logiciel de caisse : définition

Le logiciel de caisse est l’élément le plus important dans la gestion d’un point de vente. Similaire à un programme informatique, il permet de faciliter les tâches liées à l’encaissement. Le logiciel de caisse est généralement installé dans la caisse enregistreuse. Mais grâce au développement technologique, ce système est intégré en tant qu’application. Dans ce cas, vous pouvez l’utiliser via des tablettes ou des smartphones.

Quelles sont les utilités d’un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse présente plusieurs fonctions qui facilitent la gestion de la caisse voire tout le commerce. Ce système peut être divisé en deux éléments distinctifs :

Le front office

C’est l’outil qui vous relie directement au client. Le « front office » vous permet de :

• Effectuer les encaissements
• Imprimer les tickets de caisse
• Enregistrer les factures et les paiements
• Gérer les comptes clients et les réductions

Le back office

Cette fonction vous permet de gérer l’ensemble de votre commerce. Le logiciel de caisse facilite la gestion de la comptabilité. Il vous permet également d’étudier certains paramètres :

• Les statistiques
• Les tableaux de bord
• L’analyse des coûts et des ventes
• La gestion de stocks et des produits

Grâce à ce système, vous pouvez donc suivre l’évolution de votre commerce et établir les améliorations nécessaires. 

Les avantages d’un logiciel de caisse

Incontournable pour un commerce en détails, les avantages sont aussi importants. C’est un outil performant qui peut faciliter grandement les tâches quotidiennes de gestion.

Economie de temps : comme le traitement des commandes est rapide, vous aurez un gain de temps considérable. En effet, vous pouvez augmenter votre productivité grâce au temps économisé. Sur le plan de la comptabilité, le logiciel de caisse vous permet de faciliter les tâches.

Risque d’erreur limité : contrairement à la pratique « à l’ancienne » avec l’enregistrement manuel, vous diminuez le risque d’erreur. Le stock est également géré en temps réel. Vous aurez donc moins de contraintes dans votre inventaire.

Les différents types de logiciel de caisse

Les besoins de chaque commerce sont différents. C’est pourquoi, il existe de nombreux types de logiciel de caisse. Les différences sont surtout dans la fonctionnalité et les objectifs à atteindre. Pour choisir le logiciel de caisse qui vous convient, vous devez bien étudier les fonctions dont vous avez besoin. En fonction de votre secteur d’activité, il existe toujours le bon logiciel. Par exemple, un logiciel pour restaurateur ne sera pas le même que le système pour une boutique en prêt à porter.

Les lois et les normes concernant les logiciels de caisse

Utiliser un logiciel de caisse est soumis à des normes de conformité. Depuis Janvier 2018, vous devez répondre à un système de caisse anti-fraude. En d’autres termes, vous devez respecter 04 conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage. Si votre caisse enregistreuse ne répond pas à ces normes lors des contrôles, vous encourez à des pénalités. Un délai de 60 jours sera attribué pour se conformer aux règles. Autrement, vous risquez une pénalité pouvant atteindre 7 500 euros et des amendes.