L’EDI ou l’Échange de Données Informatisé

Les partenaires commerciaux échangent quotidiennement des informations et des documents relatifs à leurs transactions (factures, bons de commande, avis de livraison etc.). Le traitement de ces informations effectué manuellement consomme une grande partie des ressources de l’entreprise, notamment en termes de temps et d’argent. L’EDI permet alors de remplacer ces échanges et traitements manuels en échanges électroniques automatiques. Découvrez en quoi l’EDI est un vecteur important d’amélioration des performances des entreprises.

Définition de l’EDI

L’EDI (Electronic Data Interchange) désigne le système d’échange de données informatisé entre partenaires commerciaux. Il consiste à remplacer les courriers postaux, les e-mails et autres fax par des échanges d’informations commerciales directement d’ordinateur à ordinateur, entre les entreprises partenaires et dans des formats standardisés.

• les bons de commandes,
• les factures,
• les avis d’expédition,
• les documents douaniers,
• les documents de stock,
• les documents liés aux statuts d’expéditions.

Prenons l’exemple de l’envoi d’une facture par e-mail. Même si celle-ci est transmise de façon électronique, elle nécessite d’être envoyée, reçue, traitée et classée par plusieurs personnes des départements financiers des entreprises en relation. Ce traitement manuel est coûteux en temps, en argent (le traitement manuel d’une facture étant estimé à environ 26 euros en moyenne, contre environ 3 euros pour un traitement électronique) mais est aussi vecteur d’erreurs. En revanche, les factures EDI transmises automatiquement par le système informatique interne de l’entreprise A au système interne de l’entreprise B sont traitées sans délai et sans intervention humaine.

L’EDI permet donc de remplacer l’envoi et le traitement manuel des documents commerciaux par un traitement électronique automatique, éliminant ainsi le risque d’erreurs et faisant gagner du temps et de l’argent aux entreprises.

Quels sont les bénéfices de l’EDI ?

L’EDI est accessible à toutes les entreprises dans le but de faciliter les échanges avec leurs partenaires commerciaux (fournisseurs, banques, clients…). Un ajustement préalable est toutefois nécessaire entre les partenaires qui doivent se mettre d’accord sur le format des données EDI échangées, afin qu’elles soient assimilables par les systèmes informatiques de l’expéditeur et du receveur.

L’échange de données informatisé offre de nombreux avantages aux entreprises : diminution des coûts, plus grande vitesse de traitement, réduction des erreurs… Toutes ces améliorations mènent alors à une amélioration significative des relations entre les partenaires commerciaux.

• Réduction des coûts : les échanges automatisés permettent des coûts de traitement moindre grâce à une économie de main d’œuvre.
• Plus grande efficacité : la dématérialisation et l’automatisation des documents commerciaux permettent de réduire l’intervention humaine au strict minimum, diminuant ainsi les risques d’erreurs de gestion. La vitesse de traitement est également optimisée (moins d’1 heure pour un traitement EDI contre 5 jours pour un traitement papier), les échanges sécurisés et la traçabilité améliorée.
• Optimisation des relations entre clients et fournisseurs : grâce aux flux EDI, les erreurs et les retards diminuent fortement, la communication est plus rapide et les échanges facilités. L’EDI permet aussi l’adoption d’un langage commun entre les partenaires commerciaux, permettant des échanges beaucoup plus fluides.